Δεν ξέρω τις ανάγκες σου, απλά αναφέρω ότι εγώ για να συγχρονίσω δεδομένα απλά χρησιμοποιώ rsync (δουλεύει και με ssh)
Καλού-κακού πριν επεξεργαστείς κείμενο word με Libre Office κάνε μετατροπή σε μορφή libre office (odt γενικά αντί για doc)
Τα εκτυπώσιμα να τα έχεις πάντα σε μορφή pdf.
Σε lexmark φωτοτυπικά που έχω δουλέψει μπορείς να σετάρεις “Scan to FTP” και δεν χρειάζεται κανένα ειδικό software. Σε συνδυασμό με το ocrmypdf με έχει βολέψει τρομερά
Σε πια εφαρμογή έχεις καταλήξει για το chat? γιατί ότι έχω δοκιμάσει δεν με έχει αφήσει ικανοποιημένο
Αρχικά, θέλω να πω ότι χαίρομαι πολύ που όλα έχουν πάει καλά μέχρι στιγμής! 
Για τις γραμματοσειρές, πιστεύω ότι η καλύτερη επιλογή είναι τα Liberation Fonts. Είναι φτιαγμένα ειδικά για να αντικαθιστούν επακριβώς στις ιδιόκτητες γραμματοσειρές της Microsoft. Συγκεκριμένα, η αντιστοίχιση είναι η εξής:
Arial 
Liberation Sans
Arial Narrow Liberation Sans Narrow
Times New Roman Liberation Serif
Courier New Liberation Mono
Για περισσότερα, εδώ:
Συμφωνώ απόλυτα με αυτή τη συμβουλή. Τα αρχεία που χρησιμοποιείς στο γραφείο σου καλό είναι να τα έχεις σε Open Document Format (odt, ods κλπ). Θα βοηθήσει πολύ από άποψη συμβατότητας. Και αν θέλεις να στείλεις ένα αρχείο κάπου, το μετατρέπεις εύκολα σε .doc ή σε .pdf που παίζει παντού (αν και νομίζω ότι ακόμα και το Ms Office τα ανοίγει πλέον κανονικά τα OpenDocument).
Το simple-scan μου έχει κάνει τη δουλειά του μια χαρά μέχρι στιγμής
Δεν το λέω μόνο για το θέμα της συμβατότητας (αν και αυτό είναι σημαντικό). Έχω πολύ χειρότερο θέμα. Η επεξεργασία εγγράφων word μού έχει συμβεί να έχει καταστροφικά αποτελέσματα και μπορεί να μην το καταλάβεις αν δεν πας να τα ανοίξεις. (βέβαια δεν έχω πειραματιστεί αν συμβαίνει σε τελευταίες εκδόσεις αλλά άμα καείς προσέχεις). Αν φυσικά σωθούν πρώτα σε libre (odt) κανένα πρόβλημα.
Φίλε @suntzu εγώ πιστεύω ότι το μόνο που χρειάζεσαι είναι ένας Nextcloud server. Εκτός από αρχεία είναι γενικά ένα bundle με εφαρμογές επιχειρήσεων που πιστεύω θα σου λύσει πολλά προβλήματα.
ΥΓ. Αν θέλεις μπορώ να σου προτείνω add-ons.
Κατά τα άλλα θα έβαζα ΜΟΝΟ σε ένα PC Ubuntu Mate (ευκολία για το χρήστη, ποιότητα και ελαφρύ) και αν όλα ήταν εντάξει μετά από έξι μήνες θα έφτιαχνα και τα υπόλοιπα.
Τον server δε θα τον πείραζα.
Φίλε @suntzu, Πως δουλεύω εγώ.
Αρχείο ονομαστικό, κάθε πελάτης και φάκελος, ψηφιοποιούνται τα πάντα αμέσως. Αρχικά είχα ξεκινήσει ανάποδα, με κατηγοριοποίηση ανά αντικείμενο, αλλά πολύ γρήγορα πήγα στο ονομαστικό και αντιστοίχισα και τα ήδη υπάρχοντα έγγραφα.
Αντίγραφο δεύτερο στο ίδιο PC σε δεύτερο δίσκο και στον Server, κάθε ημέρα.
Συγχρονισμός με εξωτερικό δίσκο 2.5" και γενικά κάθε είδους backup με το FreeFileSync, το οποίο έχει απίστευτες δυνατότητες και υπάρχει για Windows και Linux:
https://freefilesync.org/
Υποστηρίζει αν θες backup σε real time, αυτόματο backup με την σύνδεση εξωτερικού δίσκου, backup σε ftp, versioning, και πολλά άλλα. Είναι πραγματικά απίθανο πρόγραμμα, σταθερότατο, το χρησιμοποιώ πάνω από δέκα χρόνια.
Στη συνέχεια συγχρονισμός με οποιοδήποτε άλλο PC εκτός δουλειάς, μέσω του παραπάνω εξωτερικού δίσκου, ο οποίος φυσικά είναι αυτοκόλλητος πάνω μου, με συνοδεύει παντού και πάντα, και επίσης είναι κρυπτογραφημένος ολόκληρος με το VeraCrypt, ώστε αν τον χάσω/κλαπεί, δεν θα βρει κανείς τίποτα.
https://www.veracrypt.fr/en/Home.html
Με αυτό τον τρόπο έχω παντού και πάντα όλο το γραφείο μου, χωρίς να μεσολαβεί το διαδίκτυο πουθενά. Θα ήταν πανεύκολο να βγάλω τον Server μου στο διαδίκτυο και να συγχρονίζω με sftp, αλλά απλά δεν θέλω.
Α ναι, και για την αναζήτηση, CatFish στο Linux παραθυρικά, locate ή mlocate από terminal, και Everything στα Windows. Βρίσκουν τα πάντα σε χιλιοστά δευτερολέπτου, αρκεί να έχεις φροντίσει να δίνεις σωστά ονόματα στα αρχεία σου.
Ακόμα καλύτερα χρησιμοποιείς το Recoll και ψάχνεις μέσα σε κείμενα ή pdf σε κλάσματα του δευτερολέπτου
μ’ αυτό το σκεπτικό λειτουργώ κι εγώ χρόνια και το βρίσκω “απλό”, λειτουργικό, “ασφαλές” κ το σημαντικότερο (για τον χαρακτήρα μου), ελεγχόμενο! ;)
ps. τσεκάρω όσα προτείνονται, δώστε κι άλλα! :D
Με καινουργια αρχεια ενημερωνεται αυτοματα το ευρετηριο του ή αυτο πρεπει να γινει χειροκινητα;
edit
αστο, απο οτι βλεπω γινεται χειροκινητα. Καλο παντως
Μπορεί να τρέξει σαν υπηρεσία συστήματος και ενημερώνει το ευρετήριο αυτόματα
Μου κέντρισες άμεσα το ενδιαφέρον, αλλά θέλει διάβασμα και ψάξιμο. Κοίταξα το site του αλλά δεν είναι τόσο ευθύ (straightforward), είναι λίγο χαοτικό.
Ερώτηση, υποστηρίζει ελληνικά αρχεία docx;
Ίσως να αξίζει το κόπο να καθήσω κάποια στιγμή να γράψω οδηγίες.
Αλλά μισό λεπτό έχω γράψει ήδη
Τώρα με ελληνικά δεν το έχω δοκιμάσει
Ε μα ελληνικά είναι το θέμα, αλλιώς είναι απολύτως άχρηστο.
Τώρα είναι βράδυ για τέτοια, θα διαβάσω τον οδηγό σου και θα το δοκιμάσω τις επόμενες μέρες, έχω περίπου 18.000 έγγραφα Word, καταλαβαίνεις τι σημαίνει αυτό για μένα αν δουλεύει.
Μέχρι τώρα για το ζήτημα αυτό αρκούμαι στην αναζήτηση των windows, αλλά είναι σχεδόν για γέλια το αποτέλεσμα.
Παρέκβαση:
Ρε παιδιά, πέρα από το γεγονός, ότι με όλα αυτά που λέτε έχει κρεμάσει το στόμα μου (εγκεφαλικό 
) και εφόσον δεν έχω τρόπο και γνώσεις να βοηθήσω στη συζήτηση, τουλάχιστον, να προτείνω να συγκεντρώσουμε σε έναν οδηγό με όλο αυτό το software που έχετε προτείνει για Linux OS, που θα απευθύνεται σε επιχειρήσεις/γραφεία/σχολεία κλπ; Προφανώς, δηλώνω εθελοντής για να γράψω τα κείμενα (αντιγράφοντας στην ουσία τους προϋφιστάμενους οδηγούς και τις δικές σας σκέψεις).
Εσείς προτείνετε πράγματα που τα γνωρίζετε και σας φαίνονται “παιχνιδάκι”, αλλά η συντριπτική πλειοψηφία του κόσμου ΑΓΝΟΕΙ όλα αυτά τα πράγματα, έστω και ως δυνατότητες (εμού συμπεριλαμβανομένου).
Ναι το Recoll δουλευει με ελληνικα στο Debian 10.6 το δοκιμασα με PPTX απο μαθηματα του ΤΕΙ Ηπειρου και τα βρηκε μια χαρα. Πιστευω οτι θα δουλεψει το ιδιο καλα και σε αλλες διανομες.
Αυτο δεν ειναι ασχημη ιδεα. Ενας οδηγος που να μεινει ανοιχτος και να μπορουμε να τον ανανεωνουμε (ο συγγραφεας του δηλαδη), για να παραμεινει εντως των γεγονοτων και των αναγκων του μεσου χρηστη της εκαστοτε εποχης.
Εξαιρετικό! Δεν το γνώριζα, στην περίπτωσή μου (αμέτρητους φακέλους με αρχεία pdf και excel / calc σε βάθος 20ετίας) θα είναι εξαιρετικά χρήσιμο!
Όχι μη!!! 
Είσαι καινούργιος σε αυτό έτσι δεν είναι;
Υπάρχουν διάφορα wiki, υπάρχει επίσης κόσμος που γράφει άρθρα ή ανεβάζει και βίντεο και μάλλον για να το θέτεις έτσι δεν έχεις συνειδητοποιήσει την απεραντοσύνη τού λίνουξ. Δεν λέω ότι δεν είναι καλό να έχουμε ακόμα καλύτερα wiki ή περισσότερα άρθρα και βίντεο αλλά αυτό που θες μια στρωμένη σειρά πώς μπορεί να δουλέψει κάποιος μπορεί να το κάνει μόνο αυτός που κάνει αυτήν την δουλειά. Οι άλλοι δεν μπορούν να υποθέτουν τις ανάγκες του. Οπότε η μόνη «λύση» είναι εσύ να βρεις άκρη και μετά όταν θα έχεις λύσει τα προβλήματά σου σε ένα ικανοποιητικό επίπεδο να γράψεις τι κάνεις ώστε να μπορούν άλλοι με τα ίδια προβλήματα με σένα να μιμηθούν (ή και να αναζητήσουν ακόμα καλύτερους τρόπους)
Πιο νουμπάς δεν υπάρχει.
Και ίσως να λέω και λίγα
Και ναι, και όχι. Το “ναι” το λέω ακριβώς διότι εξαιτίας της απεραντοσύνης του linux, αλλά και της ελλιπούς τεκμηρίωσης (τουλάχιστον στα Ελληνικά), ένας νέος χρήστης, είτε δεν γνωρίζει όλες τις δυνατότητες του συστήματος ή των apps, είτε δεν ξέρει πώς να πετύχει να τα λειτουργήσει όλα αυτά σε περιβάλλον linux.
Το “όχι” το λέω ακριβώς διότι κάθε μέρα που διαβάζω αρχίζω να αντιλαμβάνομαι ότι όλο αυτό είναι πραγματικά απέραντο. Δεν νομίζω ότι θα το μάθω ποτέ. Αλλά θα έχω κάτι για να παλεύω κάθε μέρα. Το έχω δει σαν μια πρόκληση.
Την λύση που πρότεινες την υιοθετώ. Ήδη αύριο ξεκινάω να φτιάξω file server με τις οδηγίες του @Mintux. Wish me luck!
Πολύ καθυστερημένο σχόλιο, αλλά λόγω τρελού φόρτου εργασίας μπαίνω στο φόρουμ πολύ αραιά:
Θεωρώ μεγάλο λάθος τη χρήση hardware raid controllers σε υπολογιστές που τρέχουν λίνουξ.
Η “software” υλοποίηση του raid στο λίνουξ είναι εξαιρετική (mdadm) σε κάθε επίπεδο (ταχύτητα, ασφάλεια), συνδυάζεται αποτελεσματικότατα με encryption (luks) που ίσως σε ενδιαφέρει και έχει ένα τεράστιο πλεονέκτημα: σε περίπτωση hardware failure (motherboard, controller κτλ), απλά παίρνεις τους δίσκους, τους βάζεις σε έναν άλλο υπολογιστή με σύγχρονο λίνουξ ντίστρο και έχεις το filesystem σου up and running σε λεπτά, για να κάνεις τα restore σου κτλ. Στην περίπτωση που χτυπήσει ο hardware raid controller σου, πάνω στον οποίο έχεις υλοποιημένο raid, τότε μπαίνεις σε αχρείαστες περιπέτειες και καρδιοχτύπια…
Ααααα… και κάτι άλλο: όχι raid5, ειδικά σε “σοβαρά” data. Raid1 ή raid10… Ψάξτο λίγο στο ίντερνετ… Μικρό το όφελος (ειδικά σήμερα που οι τεράστιοι δίσκοι δεν είναι δα και τόσο ακριβοί) σε χωρητικότητα και ταχύτητα…
Με λίγα λόγια: mdadm + raid10 = βέλτιστη πρακτική.
Ως αναφορά για την χρηση scanner που λες…εχω ενα πολυμηχανημα canon σε mint 19.3 tricia…
Τον εκτυπωτή τον βρήκε κανονικά δεν ειχα θέμα και wireless εκτυπώσεις σφαιρα…στον σαρωτή ομως δεν τον βρήκε κ τα default εργαλεία που χει μεσα η διανομή δεν βοηθούσανε.
Μεσω sane κ αφου μου φυγε ο τακος μεχρι να βρω drivers κ να τους εγκαταστήσω τιν αναγνώρισε τελικά τον σαρωτη μονο που δεν έκανε έγχρωμες σαρώσεις!
Ειχα επιτυχία μεν οχι 100% δε εκ του αποτελέσματος.
Πρεπει να ξέρεις απο την αρχη το μηχάνημα να ειναι συμβατό σε linux.